Canal interno de denúncias

Políticas do Sistema Interno de Informação.

O Sistema Interno de Informação da HOTEL COSMOPOLITAN, S.L.U PAGUERA GOLF PARK SL BORDOY TURISMO S.L. é o meio para comunicar, de forma confidencial e eficaz, qualquer informação sobre factos irregulares cometidos pela empresa ou pelo seu pessoal, que tenham sido conhecidos no âmbito de uma relação laboral ou profissional mantida com a nossa organização, em conformidade com o disposto na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro.

A organização configurou o Sistema interno de informação através dos seguintes canais:

• Por escrito:
• Através do correio eletrónico: canaldenuncia@bordoyhotels.com
• Através de correio postal, dirigido ao Responsável do Sistema interno de informação da organização HOTEL COSMOPOLITAN, S.L.U, PAGUERA GOLF PARK SL BORDOY TURISMO S.L. em CALLE INDUSTRIA, N.º 10 CP: 07013, PALMA DE MALLORCA,
• A pedido do informante, também poderá ser apresentada a informação mediante uma reunião presencial com o Responsável do Sistema, dentro do prazo máximo de sete dias, desde a apresentação do pedido.

- Para além destes canais, podem ser interpostas comunicações junto dos canais externos de informação das autoridades competentes.

- Recebida a denúncia, o responsável do Sistema interno de informação comunicará o acuso de recibo da denúncia ao denunciante num prazo inferior a 7 dias, nos casos de denúncias nominais. Em qualquer caso, será informado o denunciante dos direitos e obrigações estabelecidos pela normativa de proteção de dados de carácter pessoal.

- O responsável do Sistema interno de informação emitirá um relatório fundamentado que apreciará ou rejeitará a comunicação interposta, justificando, em qualquer caso, a decisão adotada. O relatório será notificado ao informante e à pessoa afetada num prazo máximo de 3 meses a partir do vencimento do prazo de sete dias após a comunicação, salvo casos de especial complexidade que requeiram uma ampliação do prazo, caso em que este poderá estender-se até um máximo de mais três meses adicionais.

- Durante a tramitação da denúncia, pode ser mantida a comunicação e contacto com o informante/denunciante e, se se considerar necessário, solicitar à pessoa informante informação adicional.

- Garante-se que a pessoa afetada pela informação ou denúncia tenha conhecimento da mesma, bem como, dos factos relatados de forma sucinta. Adicionalmente, será informada do direito que tem de apresentar alegações por escrito e do tratamento dos seus dados pessoais. Não obstante, esta informação poderá ser efetuada no trâmite de audiência se se considerar que a sua apresentação com anterioridade pudesse facilitar a ocultação, destruição ou alteração das provas.

- O responsável do Sistema interno de informação/canal de denúncias garante a confidencialidade a todos aqueles que utilizem o Sistema interno de informação/canal de denúncias. Além disso, garante a confidencialidade quando a comunicação seja remetida por canais de denúncia que não sejam os estabelecidos ou a membros do pessoal não responsáveis pelo seu tratamento.

- Durante a tramitação do processo, as pessoas afetadas pela comunicação terão direito à presunção de inocência, ao direito de defesa e ao direito de acesso ao processo, bem como, à mesma proteção estabelecida para os informantes, preservando-se a sua identidade e garantindo-se a confidencialidade dos factos e dados do procedimento.

- Os tratamentos de dados pessoais que derivem da aplicação deste procedimento reger-se-ão pelo disposto no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, na Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais, na Lei Orgânica 7/2021, de 26 de maio, de proteção de dados pessoais tratados para fins de prevenção, deteção, investigação e julgamento de infrações penais e de execução de sanções penais.

- O responsável do Sistema interno de informação/canal de denúncias remeterá com carácter imediato a informação ao Ministério Público quando os factos puderem ser indiciariamente constitutivos de crime ou ao Ministério Público Europeu, caso os factos afetem os interesses financeiros da União Europeia.

- A organização garante a ausência de represálias contra qualquer que, ponha em seu conhecimento uma possível conduta ilícita ou tenha comunicado um incumprimento normativo ou colabore na sua investigação ou ajude a resolvê-la.

- As pessoas que comuniquem ou revelem infrações recolhidas no Art.2 da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro e de ações ou omissões que possam ser constitutivas de infração penal ou administrativa grave ou muito grave, terão direito às medidas de proteção sempre que concorram as condições recolhidas no artigo 35 da citada norma. As medidas de proteção aparecem recolhidas no artigo 38 da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro.

- A denúncia ou informação será custodiada nas dependências da organização em conformidade com a sua política de arquivo e conservação de documentos.

- A organização dispõe de um registo de todas as denúncias recebidas. As denúncias serão conservadas unicamente durante o período que seja necessário e proporcionado a efeitos de cumprir com os requisitos impostos pela Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, reguladora da proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de luta contra a corrupção e em conformidade com o disposto no artigo 24 e demais artigos aplicáveis da Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais.